Quản lý làm việc từ xa

5/20/2009 5:35:00 PM

Thiết lập một kế hoạch làm việc từ xa an toàn, dễ sử dụng trong doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, hứng thú hơn.

Bạn thử tưởng tượng sáng thức dậy trong bộ đồ ngủ, vào ngay bàn để làm việc, không phải ra đường xe cộ đông đúc, khói bụi, tiết kiệm được thời gian đi lại và cả tiền bạc, xăng dầu... Và nếu là một nhà quản lý thì bạn có thể đưa ra mô hình này cho nhân viên mình không?

Theo một nghiên cứu của hiệp hội Công Nghiệp Máy Tính của Mỹ (Computing Technology Industry Association), có đến 67% thư trả lời nói rằng tổ chức của họ làm việc hiệu quả hơn nhiều nếu cho nhân viên làm việc từ xa, kể cả công việc trọn ngày hoặc bán thời gian. Lý do chính về khả năng làm việc hiệu quả này là: giảm thiểu thời gian đi lại.

Không có gì nghi ngờ về những lợi ích về làm việc từ xa mang lại cho nhân viên và cả nhà quản lý. Nhưng liệu những chuyện vặt ở nhà như con trẻ quấy phá, dọn rửa chén dĩa, giặt đồ... có tác động đến công việc so với làm việc tại văn phòng hay không? Và quan trọng hơn nữa là liệu công nghệ làm việc từ xa có an toàn dữ liệu, kết nối thông suốt với đồng nghiệp hay không? Điều này có thể được nếu bạn có kế hoạch triển khai tốt.

Đầu tiên là lên kế hoạch

Theo Steve Simmons, phó chủ tịch của công ty phát triển phần mềm VIPdesk, cho dù bạn cho phép nhân viên làm việc tại nhà 1 ngày/tuần hay là cả tuần thì điều cốt yếu để thiết lập hệ thống làm việc từ xa thành công nằm ở giai đoạn lên kế hoạch. Các nhân viên dịch vụ khách hàng của VIPdesk làm việc tại nhà, có nhiệm vụ hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng. Nhưng với một nhóm phục vụ khách hàng hoàn toàn làm việc tại nhà như vậy thì công ty cần lập một kế hoạch làm việc từ xa rõ ràng, chặt chẽ và chống được khả năng sai sót.

Để định hình nên kế hoạch này, bạn phải hiểu phần mềm và công cụ mà nhân viên sử dụng, họ thường sử dụng chúng như thế nào và rủi ro về bảo mật có thể phát sinh. Ví dụ, sau khi xem xét, bạn có thể quyết định rằng thông tin về sổ sách kế toán hoặc thông tin về nguồn nhân lực nên lưu tại văn phòng, trong khi đó, các dữ liệu về kinh doanh có thể xem được từ bên ngoài. Xác định được những điều ưu tiên này cho phép nhân viên có thể làm việc từ xa, tránh rò rỉ thông tin và dữ liệu.

Bạn cũng nên lưu ý là đừng hy vọng có được một sản phẩm nào đó có thể giải quyết mọi vấn đề về làm việc từ xa của mình dù có nhà sản xuất nào đó cho rằng thiết bị của họ tương thích với hệ thống VPN.

Hiểu biết về công nghệ

Lớp công nghệ đầu tiên của kế hoạch làm việc từ xa an toàn là mạng riêng ảo VPN (virtual private network), nó mã hóa giữa kết nối ở nhà và mạng văn phòng. VIPdesk sử dụng nhận hệ thống xác thực 2 tầng để tăng mức độ bảo mật (xác thực một tầng chỉ yêu cầu tên đăng nhập và mật mã).

Một điểm quan trọng khác là thiết bị điều khiển truy cập mạng NAC (network access control). Thiết bị NAC sẽ truy vấn mỗi PC trước khi cho phép PC đó truy cập mạng để kiểm tra phần mềm nào đó, ví dụ công cụ phòng chống virus đã được cài đặt hay chưa. Khi người dùng đăng nhập, NAC thậm chí có thể đảm bảo rằng PC đó đã có thiết lập tường lửa và bản vá mới nhất.

Bạn cũng nên cân nhắc việc cài một ứng dụng nào đó trên PC làm việc để cấm thiết bị USB gắn ngoài (như bút nhớ) khi một người dùng đăng nhập mạng của bạn qua VPN. Điều này tránh nhân viên làm việc từ xa tải về dữ liệu nhạy cảm (VIPdesk dùng tiện ích Secure It Easy).

Hãy cảnh giác

Không cần theo dõi từng cú nhấn chuột của nhân viên nhưng bạn cũng nên thiết lập các quy định căn bản. Brian Diamond, người sáng lập trang web và forum Telecommuting360, khuyên các nhà quản lý cần phải "vô hình" với lưu ý rằng phần lớn các sản phẩm cho mô hình làm việc từ xa đều có chức năng kiểm tra. Ví dụ Citrix XenDesktop cho phép nhà quản lý có thể xem nhật ký (log) về chat, e-mail và gọi điện IP của nhân viên.

Tuy nhiên, theo luật (của Mỹ) và một số nhà quản lý phải thông báo cho nhân viên biết rằng họ có thể bị giám sát; tốt nhất là hãy thảo ra chính sách về giám sát và cho mỗi nhân viên ký vào, gửi thông báo nhắc nhở hàng tháng để nâng cao nhận thức của nhân viên, tránh sao lãng công việc.

Một cách tiếp cận đơn giản là yêu cầu nhân viên làm việc từ xa sử dụng công cụ chat để bạn có thể thấy trạng thái trực tuyến của họ và liên lạc với họ. Hãy cảnh giác với các chương trình chat tự động có thể gửi hồi đáp dựa trên các thiết lập của nhân viên. Nếu bạn nghi ngờ một nhân viên nào đó sử dụng công cụ này, hãy gửi một tin nhắn khác lạ xem câu hồi đáp như thế nào.

Quản lý cuộc họp và dự án

Đối với đội ngũ làm việc từ xa, họp trên web có thể dễ thực hiện. Gmail và Skype có các chọn lựa miễn phí, an toàn và nhiều ứng dụng chat hiện cũng hỗ trợ nhiều người cùng chat. Nhưng trong khi hầu hết webcam đều có chất lượng hình ảnh khá tệ, nhiều hạt thì trên thị trường có vài sản phẩm chuyên cho hội nghị truyền hình với chất lượng video độ nét cao, là giải pháp rất tốt ở bước tiếp theo khi bạn triển khai hệ thống họp từ xa.

Cuối cùng, các phần mềm quản lý dự án như Basecamp hoặc Microsoft Project đơn giản hóa quá trình theo dõi công việc cho bạn. Các phần mềm quản lý dự án không chỉ cho bạn xem tác vụ, hạn chót công việc, tình trạng công việc và ngày dự kiến hoàn thành mà còn cho nhóm làm việc chia sẻ tài liệu trực tuyến.

Lê Duy

PC World Mỹ, PC World VN

Công nghệ

vpn bảo mật